ProSD
Soziale Dienste
Zentrale Kundenakte
Effizientes Zusammenwirken von Verwaltung und Begleitendem Dienst ist das Ziel für eine individuelle Betreuung und Abrechnung.
Der Kunde steht im Mittelpunkt. Die Kundenkartei schafft Transparenz für individuelle Bedürfnisse. Die Kundenakte ist das Herzstück von ProSD-Soziale Dienste und erfasst den Kunden umfassend mit Behinderungen, Leistungen und besonderen Anforderungen. Sie verwaltet auch wechselnde Abrechnungsparameter.
Die Datenbank dient als zentrale Quelle für den begleitenden Dienst, Wohnheim, Entwicklungsdokumentation und Schriftverkehr. Kundenaktendaten ermöglichen Personalstammdaten für Werkstatt und Wohnbereich sowie Notfallblätter. Gruppenleiter haben Schreib- und Leserechte für ihre Gruppe und spezielle Karteibereiche. Änderungen werden automatisch erfasst und per Mutationsprotokoll und Fingerabdrucksystem dokumentiert.
Workflow-System von ProSD koordiniert Informationsverteilung bei Neuanlagen und Änderungen. Durch den Listengenerator und das Statistikmodul erstellte Berichte lassen sich in MS-Excel oder MS-Word weiterverarbeiten. Dies optimiert die Verwaltungs-Kommunikation.
Abwesenheit auf den Tag genau erfassen
... und sicher der monatlichen Abrechnung zuordnen.
Abwesenheitsmanagement ist zentral für ProSD. Erfassung, Verarbeitung, Nachweis und Auswertungen sind Schlüsselelemente, die die monatliche Kostenabrechnung steuern.
Vor der Monatsabrechnung tragen Gruppenleiter die Abwesenheiten ihrer Gruppen in ProSD oder über die Gruppenerfassungsliste ein. ProSD bietet für jede Leistungsart eigene Abwesenheitsverwaltungen mit Kopierfunktionen.
Individuelle Abwesenheitsarten können vielfältige Eigenschaften haben, die Darstellung, Abrechnung und Statistik betreffen.
Praktika im Arbeitsbereich für Betreute im Berufsbildungsbereich werden farblich in der Gruppenabwesenheitserfassung markiert. Das Urlaubskonto von ProSD zeigt alle Urlaubsansprüche im Berufsbildungs- und Arbeitsbereich an.
ProSD bietet umfangreiche Auswertungen für Abwesenheiten zur Auswahl.
Leistungsabrechnung
... exakt ermitteln und auf den Cent genau in die Monatsabrechnung übernehmen.
In der Historie werden Abrechnungsparameter erfasst und mit Gültigkeitszeiträumen versehen, um spätere Kostenveränderungen bei Kostenträgern nachvollziehen zu können. Ebenso erfolgt die zeitbezogene Verwaltung von Zuordnungen zu Kostenstellen, Kostenträgern, Gruppen und Zeitmodellen. Dies schafft im Laufe der Zeit eine umfassende Abrechnungshistorie für jeden Kunden. Diese Historie bildet die Grundlage für übergreifende Geschäftsjahresanalysen und Rückrechnungen, bei denen lediglich Veränderungen basierend auf den vorherigen Periodenwerten erfasst werden.
Mit ProSD können individuelle Einstellungen für Kostenträger vorgenommen werden.
ProSD ermöglicht auch eine einfache rückwirkende Anpassung von Kostensätzen und Abwesenheiten auf Knopfdruck. Durch die Rückrechnung werden Differenz- und Stornorechnungen sowie Neuberechnungen pro Kostenträger generiert und an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Diese Rückrechnung kann beliebig oft im Laufe eines Monats durchgeführt werden.
Leistungsbezogenes
Punktesystem
Qualität und Quantität leistungegerecht bewerten.
Gemeinsam mit mehreren Werkstätten entstanden Punktesysteme für vielfältige Bewertungsfaktoren mit folgenden Funktionen:
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Proportionale oder diskrete Umrechnung der Punkte in Steigerungsbeträge
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Individuelle Einstellung der Umrechnungskurve
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Definition von Zulagen möglich
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Einbeziehung eines Steigerungslaufs zur Berücksichtigung der Betriebszugehörigkeit bei der Punktezahl
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Bereitstellung eines Tools für individuelle Beobachtungsbögen
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Gewichtung von Bewertungskategorien
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Schnelle Erfassung von Punkten und Zulagen
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Übertragung der Entgeltberechnung an die Buchhaltung oder Lohnabteilung für Werkstattbeschäftigte
Das integrierte Punktesystem in ProSD bildet die Grundlage für den Steigerungsbetrag und basiert auf langjähriger Werkstatt-Erfahrung. Gleichzeitig werden Historien für mehrjährige Leistungsvergleiche aufgezeichnet. Faktoren wie Betriebszugehörigkeit, Sonderzulagen und Bewertungspunktzahl können mithilfe eines Formeleditors integriert werden.
Lohn für Werkstattbeschäftigte
Die monatliche Lohnrechnung mit ProSD - pünktlich, korrekt und einfach.
ProSD und das zugehörige Personalwesen erstellen die Rechnungen an den Kostenträger.
Die Einrichtung trägt RV-, KV- und PV-Beiträge vollständig und ProSD rechnet automatisch ab. Die Beitragshöhe für RV, KV und PV orientiert sich an gesetzlichen Bemessungsgrenzen.
Arbeitsförderungsgeld (AFÖG) sowie die Bestandteile Grundbetrag und Steigerungsbetrag werden getrennt ausgewiesen. Vorher erfasste Abwesenheiten werden ans Personalwesen übertragen, die Lohnabrechnung erfolgt und ProSD erstellt die Rechnungen entsprechend.
Archivierte Rechnungen an Kostenträger ermöglichen spätere Auswertungen und Nachdrucke. Umfassende Schnittstellen (GOD, SAGE, DATEV usw.) stellen sicher, dass ProSD in bewährten Arbeitsumgebungen nahtlos funktioniert.
Essenverwaltung und
Kochliste
Die Verpflegungskosten pro Kunde werden über separate Menüverwaltung und Erlöse erfasst. Diese Erfassung hilft bei zukünftigen Bedarfsermittlungen in der Küche und optimiert Lieferlisten für die Einrichtung.
Automatische Abwesenheitsübernahme reduziert Mehrkosten für nicht genutzte Verpflegung.
Monatlich erfasste Gesamtbeträge pro Kostenträger können als Einzel- oder Sammelrechnungen ausgegeben werden. Nach der Monatsabrechnung erfolgt Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
Die Kochliste ermöglicht durch Bestellungen und Anwesenheitsdaten eine zeitgerechte Ermittlung der Mahlzeiten. Dadurch werden Kosten gespart und die Zeit besser genutzt.
Digitale Dokumentenablage (DDA)
Schneller Zugriff auf digitalisierte Dokumente.
Die digitale Dokumentenablage (DDA) ermöglicht die digitale Erfassung und strukturierte Speicherung aller relevanten Dokumente, die mit der erweiterten Kundenkartei in Verbindung stehen. Folgende Dokumente können mithilfe eines Scanners erfasst und in der Eingabemaske an der entsprechenden Stelle abgelegt: SV-Ausweis, Personalausweis, Schwerbehindertenausweis, Lebenslauf, Medikamentenbefreiung, Aufenthaltsgenehmigung, Chipkarte der Krankenkasse
Die Vorgehensweise erfolgt kundenbezogen, das bedeutet, dass bei geöffneter Kundenkartei pro Eingabefeld der Button für die elektronische Kundenakte betätigt wird. Dabei wird eine Historie erstellt, sodass mehrere Dokumente desselben Typs hinterlegt werden können. Die eingescannten Dokumente werden physisch in einem zugriffsgesicherten Bereich gespeichert, auf den die Nutzer über die ProSD-Rechteverwaltung nur Zugriff auf die ihnen zugeordneten Dokumente haben."
Kurs- und Freizeitverwaltung
Verwaltung von Kursen, Freizeit, und Bildungsmaßnahmen.
Sie haben für Ihre Einrichtung einen passenden Termin für einen Schwimmkurs gefunden und wollen wissen, wer von Ihren Kunden den Kurs belegen sollte?
Die Freizeitenverwaltung hilft Ihnen bei der Auswahl und Durchführung von Maßnahmen rund um Freizeit, Urlaub und Bildung. Dabei werden Objekte und Maßnahmen mit Bild und Beschreibung festgehalten, die Kalkulation zur Maßnahme durchgeführt und Vorschlagslisten für aktuelle Maßnahmen erstellt. Sind die Teams zusammengestellt, unterstützt Sie ProSD beim Ausdruck von Teilnehmer- und Checklisten.
In der erweiterten Kundenkartei können pro Kunde alle geplanten und durchgeführten Maßnahmen eingesehen werden.
Teilnehmer-
Konferenzen
Expertentermine planen und Kompetenzen an einen Tisch bringen.
Teilnehmer-Konferenzen werden geplant, vorbereitet, abgehalten und protokolliert. Die Teilnehmer-Konferenz-Ausschussbögen und Protokolle können an örtliche Leistungsträgeranforderungen angepasst oder durch einrichtungsspezifische Dokumente ergänzt werden.
Eine ToDo-Liste unterstützt bei der Definition von Ansprechpartnern (Leistungsträger, Einrichtung), der Ermittlung von Teilnehmern, der Erstellung von Teilnehmerlisten und dem Druck von Einladungen (als Serienbrief).
Zur Vorbereitung werden für alle Teilnehmer Teilnehmer-Konferenz-Ausschussprotokolle generiert. Informationen aus der ProSD-Kundenakte werden vorausgefüllt und manuell ergänzt. So steht die ProSD-Teilnehmer-Konferenz direkt zum Termin bereit und Dokumentationen können vor Ort erstellt und gedruckt werden. Die Kundenakte von ProSD bewahrt eine Historie aller Kundenbögen und Protokolle, die jederzeit ausgedruckt werden können.
Ein Gesamtprotokoll wird aus den Einzelprotokollen erstellt. Der interne ProSD-Workflow unterstützt den Versand an die Verwaltung und E-Mail-Empfänger. ProSD benachrichtigt automatisch über den Wiedervorstellungstermin.
Interessenten zu Kunden machen
Die Kunden von morgen schon heute erfolgreich binden.
Als zeitgemäßer sozialer Dienstleister ist es für WfbM's wichtig, nach außen zu agieren. Dies umfasst Aktivitäten wie Tage der offenen Tür, diverse Events und besonders die Bereitstellung von Schnupper-Praktika.
Die ProSD Interessentenverwaltung ermöglicht das Erfassen und Verarbeiten von Anfragen. Als eigenständiges Modul ergänzt sie die ProSD-Kundenverwaltung.
Daten, die bei einer WfbM-Aufnahme erfasst werden, fließen nahtlos in den ProSD-Kundenstamm ein, was redundante Dateneingaben verhindert.
Die Interessentenverwaltung ist eng mit der ProSD-Teilnehmerkonferenzverwaltung verknüpft, um Informationen bei Aufnahmeanfragen schnell zugänglich zu machen.
Diverse Auswertungen, wie Anfragen/Aufnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt, Bearbeitungsfortschritt, Bewertungsanalysen zur Unterstützung des Marketings und Wiedervorlagenorganisation, unterstützen bei Ressourcenplanung und Praktikumsdurchführung.
Individuelles
Eingliederungs-management (IEM)
7 Bausteine für eine erfolgreiche
Integration in den Arbeitsprozess.
Das IEM nutzt vielfältige Informationen, darunter die zentrale Kundenakte von ProSD, und ist ein zentrales Instrument für den Sozialen Dienst.
Sieben Basisbausteine strukturieren die Hilfe- und Eingliederungsplanung, um den Eingliederungsprozess gemäß den Zielen Ihrer Einrichtung softwaretechnisch abzubilden.
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Kompetenzen richtig ermitteln mittels Kompetenzanalyse
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Ziele und Maßnahmen vereinbaren
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Katalog an Maßnahmen gezielt nutzen
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Dokumentation von Erfolgen nach gesetzlichen Anforderungen
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Überprüfung der Ziele, Maßnahmen und des jewieligen Entwicklungsstandes
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ICF-Verfahren nach WHO für Erstellung eigener oder vorgegebener Fragekataloge
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Einrichtungsinterne Bildungsrahmenpläne
Eine individuell angepasste Qualifizierung, abgestimmt auf berufliche Wünsche, Fähigkeiten und Bedürfnisse, bildet die Grundlage für erfolgreiche Integration ins Arbeitsleben. Um in Werkstätten für behinderte Menschen (WfbM) vergleichbare Bildung zu ermöglichen, dienen berufsbezogene Rahmenpläne als Richtlinien, orientiert an Vollausbildungen der jeweiligen Berufe. Das Ziel: Steigerung der beruflichen Fähigkeiten, Förderung von Karrieren in Werkstätten, Schaffung von Übergängen zum allgemeinen Arbeitsmarkt und transparente Bildungsinhalte.
Unser ProgramQB verwaltet individuelle Bildung komplett, mit bundesweit einheitlicher Berufsabschluss-Zertifizierung. Ergebnisorientiert bietet ProgramQB klare Leitlinien für eine umfassende berufliche Ausbildung. Ähnlich einem Baukasten erlaubt es individuelle, werkstattbezogene Bildungsinhalte, stets auf festen Grundlagen basierend.
Diese interne Differenzierung bereichert Werkstätten mit vielfältigen Angeboten und vereinfacht die Bildungsplanung.
Finanzen und Controlling
Finanzen transparent im Griff behalten.
Effiziente Verwaltung ist entscheidend, sowohl zeitlich als auch finanziell.
In Institutionen für Menschen mit Behinderungen wächst der Aufwand für Transparenz, Qualität und Finanzmittelmanagement kontinuierlich.
Zertifizierte EDV-Lösungen sind gefragt, um diesen Aufwand zu reduzieren.
Sie bieten klare Einblicke in die wirtschaftliche Situation und ermöglichen mehr Zeit für die direkte Arbeit mit den Menschen.
Transparenz im gesamten Rechnungswesen von Anlagenbuchhaltung bis Zahlungsverkehr ist gewährleistet. Flexible Schnittstellen ermöglichen die Zusammenarbeit mit verschiedenen Finanzbuchhaltungen. Automatisierte Abrechnungsfunktionen helfen, Kosten zu überblicken und Unternehmenswerte präzise zu bilanzieren.
Durch die WinIDEA-Schnittstelle werden wichtige Daten direkt an Wirtschaftsprüfer übermittelt, was Transparenz und Sicherheit in finanziellen Belangen gewährleistet. Dies erleichtert Verhandlungen und Abrechnungen mit verschiedenen Leistungs- und Kostenträgern.
Auftragsbearbeitung
und Werkstatt
Kunden erwarten reibungslose Auftragsbearbeitung.
Dafür sind Vorbereitung, Kontrolle, Planung und Abrechnung entscheidend. Effiziente Wirtschaftlichkeit bei Leistungen und Waren erfordert präzises Management von Angeboten, Material, Lager, Kommissionierung, Lieferung und Abrechnung. Standardbelege sind integriert, zusätzliche individuelle Belege flexibel einsetzbar.
Werkstätten für Menschen mit Behinderungen haben unterschiedliche Produktionsabteilungen. Diese erfordern individuelle Verwaltung und übersichtliche Auftragsbearbeitung. Die zentrale Lagerverwaltung ermöglicht Materialkontrolle und sichert benötigte Bestände automatisch über das Bestellwesen.
Das Fertigungsmanagement erlaubt Einzelverwaltung von Fertigungsaufgaben, Kapazitätsplanung und -überwachung, Produktionsstücklistenverwaltung, Fertigmeldungen und Lagerbestandsbuchungen.
Rechnungen fließen nahtlos in die Finanzbuchhaltung, inklusive detaillierter Ausgleichsabgaben für den Auftraggeber.
Ein separates Kassensystem lässt sich nahtlos in die Warenwirtschaft integrieren.
Personalmanagement
Nur wer sein Personal richtig einsetzt, kann auch im Wettbewerb erfolgreich wirtschaften.
Modernes Personalmanagement umfasst heute:
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Personalmanagement, inklusive Personalinformationen, Stellenmanagement, Ressourcenverwaltung sowie Abgleich von Anforderungen und Qualifikationen.
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Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung mit Koordination des Personaleinsatzes.
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Reisekostenmanagement, vom Reiseantrag über Beleg- und Kostenerfassung bis hin zu Kostenübersichten und die Berücksichtigung individueller betrieblicher Regelungen für präzise Abrechnungen.
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Lohnabrechnung mit umfassender Unterstützung für regelmäßige und ungewöhnliche Abrechnungsvorgänge, Stammdatenverwaltung, Tarifabrechnungen, Pflege von Tariftabellen, Gruppierungen, Zusatzleistungen, Bescheinigungswesen, Kosten- und Leistungsauswertungen, Statistiken, DEÜV, elektronische Lohnsteuererklärung und mehr.
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Das mandantenfähige System ermöglicht auch die Abrechnung von Freiwilligendiensten und Aushilfen.
Dienstplanung
Betriebsoptimierte und mitarbeiterfreundliche Dienstplanung auf Knopfdruck
Alles schnell und übersichtlich: vom Aufgabenmanagement, über Verfügbarkeiten bis zur Schichtplanung & Zeiterfassung.
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Mit nur einem Klick erledigt das Tool die Arbeitszeitflexibilisierung, Bedarfsorientierung und Kosteneffizienz unter Berücksichtigung aller Fähigkeiten, Tätigkeitswechsel, Termine, Wünsche und Abwesenheiten und das abgestimmt auf Ihre individuellen Betriebsdaten.
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Mit dem Baustein Dienstplanung erstellen Sie Dienstpläne schnell, einfach und kostengünstig und erhalten gleichzeitig den Überblick über alle Einsatz- und Urlaubszeiten.
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Mit der Dienstplanung sparen Sie Zeit, haben die vollständige Dienst- und Schichtplanung im Blick und das für alle und von jedem Gerät online verfügbar.